Normas y directrices de la DCI

A/51/34/Anexo I   (version para imprimir )

1. Ámbito de aplicación
2. Competencias de la Dependencia Común de Inspección
3. Elaboración del programa de trabajo
4. Directrices para la planificación y la preparación de inspecciones, evaluaciones e investigaciones
5. Directrices para realizar inspecciones, evaluaciones e investigaciones
6. Normas que han de aplicarse a las inspecciones, evaluaciones o investigaciones
7. Preparación de informes
8. Procesamiento y publicación de informes
9. Seguimiento de presentación de los informes
10. Informe anual

A. Ámbito de aplicación[▲inicio]

1.  La Dependencia aplica un enfoque normalizado por lo que respecta a la planificación, la configuración, la ejecución y la presentación de informes en materia de inspección, evaluación e investigación.

2.  Estos criterios y normas, elaborados de conformidad con el estatuto de la DCI y aprobados por los Inspectores, se aplican a la selección, la planificación, la ejecución y la presentación de informes en relación con las inspecciones, evaluaciones e investigaciones de la Dependencia. Ésta podrá modificar dichas normas y criterios, según lo que le dicte su experiencia, siguiendo unos procedimientos de aprobación de enmiendas prefijados.

B. Competencias de la Dependencia Común de Inspección[▲inicio]

3.  En los artículos 5 y 6 del estatuto de la Dependencia Común de Inspección se dispone que ésta deberá llevar a cabo inspecciones, evaluaciones e investigaciones para proporcionar una opinión independiente con respecto a la eficacia de los servicios y programas de sus organizaciones participantes, así como con respecto al uso apropiado de los fondos de éstas. La Dependencia es el único órgano de supervisión independiente del sistema que tiene competencias para efectuar inspecciones, evaluaciones e investigaciones en todo el sistema de las Naciones Unidas. Sin embargo, en la práctica, la Dependencia se ha concentrado, sobre todo, en la realización de evaluaciones e inspecciones, y el número de investigaciones que lleva a cabo es relativamente escaso. Según lo dispuesto en el estatuto, la Dependencia constatará que las actividades emprendidas por las organizaciones se desarrollan en la forma más económica posible y que se hace un uso óptimo de los recursos disponibles para llevar a cabo dichas actividades.

4.  Desde que la Dependencia entró en funcionamiento en 1968, sus actividades han evolucionado para adaptarse a las variaciones que ha habido tanto en los temas que interesan a los Estados Miembros como a los métodos de realización de inspecciones, evaluaciones e investigaciones. En el decenio de 1970, la Dependencia hizo hincapié en la presentación de informes relacionados con las evaluaciones y con las metodologías de evaluación, lo que sirvió para promover, en la práctica, la creación de dependencias de evaluación interna en todo el sistema de las Naciones Unidas.

5.  Atendiendo al interés y a las solicitudes crecientes de los Estados Miembros, a partir del decenio de 1980 la Dependencia ha pasado a concentrarse en examinar qué servicios funcionan eficazmente y qué fondos se utilizan debidamente y, por tanto, ha prestado mayor atención a los aspectos de gestión, presupuesto y administración relacionados con las actividades concretas que interesan a los Estados Miembros. La Dependencia tiene en cuenta los mandatos que emanan de los órganos legislativos al seleccionar los temas que incluirá en su programa de trabajo.

6.  De conformidad con el artículo 11 de su estatuto, la Dependencia expide informes, notas y cartas confidenciales sobre la labor de sus organizaciones participantes. Los Inspectores preparan informes, notas y cartas confidenciales, que refrendan con su propia firma, de los cuales son responsables y en los que indican sus conclusiones y proponen soluciones a los problemas que han observado. La información y los datos que se ofrecen en los informes, las notas y las cartas confidenciales, así como las conclusiones y las recomendaciones de los Inspectores, se someten a la prueba del juicio colectivo de la Dependencia.

7.  Los informes se preparan siempre que se dirigen recomendaciones a los órganos legislativos de las organizaciones participantes interesadas para que éstas las examinen y aprueben.

8.  Las notas se dirigen a los jefes ejecutivos de las organizaciones participantes siempre que los jefes ejecutivos interesados puedan adoptar decisiones con respecto a una serie de recomendaciones sin necesidad de contar con la autorización del órgano rector correspondiente.

9.  La Dependencia dirige cartas confidenciales a los jefes ejecutivos cuando desea señalar a su atención datos que no requieren que se elabore un informe o una nota o cuya inclusión en estos documentos resulta inapropiada, y cuando las decisiones sobre recomendaciones o medidas correctivas sólo pueden ser adoptadas por los jefes ejecutivos.

10. En el estatuto de la Dependencia Común de Inspección se autoriza a este órgano a llevar a cabo inspecciones, evaluaciones e investigaciones, las cuales se realizarán atendiendo a las circunstancias particulares de cada caso y a las normas y los procedimientos aplicables. Entre los criterios generales que se utilizarán en la formulación del programa de trabajo, se incluyen las siguientes definiciones:

1. Inspección es todo examen independiente e in situ del funcionamiento de las dependencias de una organización dirigido a determinar en qué medida dicho funcionamiento se ajusta a lo previsto. En las inspecciones se examina el funcionamiento de los procesos o las actividades para verificar su efectividad y su eficacia. En las inspecciones se mide el funcionamiento de los procesos, las actividades, los proyectos y los programas a partir de una serie de criterios prefijados (por ejemplo, las normas y los reglamentos aplicables, las instrucciones administrativas internas y los usos acreditados de otras dependencias pertenecientes a la organización interesada o ajenas a ella) y tomando en consideración los recursos que se les han asignado;



2. Evaluación es todo examen independiente de los productos resultantes de las actividades, los proyectos o los programas dirigido a determinar su pertinencia, su valor añadido y sus efectos. En las evaluaciones se examinan la calidad y la cantidad de los productos para verificar si se atienen a los objetivos previstos. En las evaluaciones se mide en qué medida se han obtenido los productos previstos en los objetivos establecidos mediante mandato legislativo y se determina si los directivos aplican los métodos de gestión y administración óptimos;



3. Investigación es toda indagación independiente acerca de la conducta o de la actuación de una persona o un grupo de personas o acerca de una situación o acontecimiento provocado por un accidente o por las fuerzas de la naturaleza. En las investigaciones se esclarecen las denuncias de presuntas infracciones de las normas y los reglamentos y de otros procedimientos establecidos, así como las denuncias de mala administración, de faltas de conducta, de despilfarro de recursos o de abusos de autoridad, con miras a proponer medidas correctivas en materia de gestión y administración y, cuando proceda, elevar el asunto a las autoridades jurídicas competentes o a las oficinas internas de investigación. En las investigaciones se determina en qué medida se ajustan el sujeto o el objeto investigados a una serie de criterios prefijados (por ejemplo, normas y reglamentos, códigos deontológicos, instrucciones administrativas y legislación aplicable al caso).

11. La Dependencia cuenta con la asistencia de un Secretario Ejecutivo y del personal que se autorice de conformidad con los procedimientos previstos en el artículo 20 del estatuto.

C. Elaboración del programa de trabajo[▲inicio]

12. De conformidad con el artículo 9 del estatuto, la Dependencia se encarga de preparar su programa de trabajo anual. Al hacerlo, tiene en cuenta, además de sus propias observaciones, experiencia y evaluación de las prioridades con respecto a los asuntos objeto de inspección, evaluación o investigación, cualesquiera solicitudes de los órganos competentes de las organizaciones participantes y las sugerencias que se reciban de los jefes ejecutivos de las organizaciones y de los órganos del sistema de las Naciones Unidas encargados del control presupuestario, la investigación, la coordinación y la evaluación.

13. La Dependencia elabora su programa anual de trabajo a partir de un análisis exhaustivo de las solicitudes, las propuestas y las recomendaciones recibidas, mediante el cual determina, entre otras cosas, qué tipo de actividades llevará a cabo, esto es, si serán inspecciones, evaluaciones o investigaciones; sus objetivos y alcance; y los recursos de que dispone a esos efectos.

14. Los Inspectores pueden modificar el programa de trabajo en el curso del año a fin de atender nuevas solicitudes de los órganos legislativos o de adaptarlo a los cambios de prioridades. La tramitación de las nuevas propuestas que deseen incluirse en el programa de trabajo en el curso del año deberá atenerse al procedimiento establecido.

15. La Dependencia intenta preparar un programa de trabajo equilibrado que abarque asuntos que afecten tanto a todo el sistema como a organizaciones particulares. El número total de temas elegidos para el programa del año corriente no debería rebasar el de aquellos cuya consideración pueda iniciarse o finalizarse en el curso de aquél.

16. A fin de preparar el programa de trabajo de la Dependencia, el Presidente se dirigirá por escrito a los jefes ejecutivos de las organizaciones participantes y a los órganos competentes mencionados en el artículo 9 del estatuto de la Dependencia para pedirles que le envíen solicitudes y propuestas. El Presidente pedirá también a los Inspectores y al personal de investigación que envíen propuestas y recomendaciones. Los Inspectores celebrarán un período sustantivo de sesiones en el que realizarán un análisis exhaustivo de las solicitudes, las propuestas y las recomendaciones recibidas, teniendo en cuenta las deliberaciones que hayan celebrado los órganos legislativos de las organizaciones participantes, así como los recursos técnicos o los conocimientos de éstas, con objeto de aprobar una lista preliminar de temas que se incluirán en el programa de trabajo. Ese período de sesiones permitirá a los Inspectores estudiar pormenorizadamente todos los temas y elaborar un programa de trabajo bien estructurado y equilibrado.

17. El Secretario Ejecutivo se dirigirá por escrito a las organizaciones participantes y a los órganos competentes para comunicarles si sus propuestas se incorporaron o no al programa de trabajo y para enviarles el texto íntegro de este programa.

Directrices para la planificación y la preparación de inspecciones, evaluaciones e investigaciones[▲inicio]

18. Los Inspectores tienen la responsabilidad plena de la planificación, la preparación, la programación, la elaboración y del contenido definitivo de sus informes, notas y cartas confidenciales respectivos.

19. En la etapa de planificación de las inspecciones, evaluaciones e investigaciones, los Inspectores continúan aclarando y definiendo el propósito y los objetivos; precisando el alcance; definiendo las cuestiones metodológicas; y familiarizándose con los procesos, actividades, proyectos o programas que se examinan, incluidos los mandatos legislativos correspondientes.

20. Tan pronto como resulta conveniente a los efectos prácticos, una vez que se ha incluido un tema en el programa de trabajo, los Inspectores a quienes incumbe esa responsabilidad preparan, con la asistencia del Secretario Ejecutivo y el personal de investigaciones designado, un proyecto estructurado y detallado de plan para la inspección, la evaluación o la investigación y un plan pormenorizado de las actividades programadas, en que se incluyen los medios más eficaces y oportunos para reunir la información necesaria. En este contexto, los Inspectores examinan la información de que ya se dispone y establecen los contactos necesarios para planificar su labor.

21. En el proyecto de plan detallado se especifica el criterio que se ha de utilizar para llevar a cabo la inspección, evaluación o investigación, y se incluye, entre otras cosas, una descripción más precisa y pormenorizada del propósito y los objetivos, que deben ser claros, concretos, imparciales y cuantificables; las cuestiones concretas y los problemas que se deben abordar; y las conclusiones y recomendaciones posibles. En el proyecto de plan detallado se incluyen y especifican, entre otras cosas, el tipo y la cantidad de información y datos requeridos, los métodos de recolección de datos, las técnicas para el análisis de esos datos, las estimaciones de los gastos de viaje, la descripción de las responsabilidades de los Inspectores y el personal que participa en los trabajos y la distribución de las tareas entre ellos.

22. Al seleccionar las técnicas de recopilación y análisis de datos durante la etapa de elaboración, los Inspectores tienen en cuenta la carga de trabajo que representa para las organizaciones. Cuando se determina que los instrumentos más eficaces para recopilar datos serían los cuestionarios, éstos se elaboran de la forma más concisa y clara posible. Las normas para la elaboración de cuestionarios figuran en el manual de procedimientos internos de la Dependencia.

23. A fin de contribuir a limitar la carga de trabajo en las secretarías, no se debe solicitar la información que ya figura en los presupuestos por programas, el reglamento financiero y la reglamentación financiera detallada, el estatuto y reglamento del personal, informes financieros y estados de cuentas, informes de órganos rectores, documentos preparados para reuniones de órganos rectores, guías y manuales. La información extraída debe ser verificada con las organizaciones interesadas si los Inspectores lo consideran necesario. Además, la Dependencia procura ser más selectiva en sus solicitudes y hacer un mayor uso de la tecnología de la información.

24. De conformidad con el artículo 6 del estatuto, las organizaciones proporcionarán a los Inspectores plena cooperación a todos los niveles, incluso el acceso a cualquier información o documento determinado que guarde relación con sus labores. En el caso de que no se proporcione dicha cooperación, los Inspectores pueden examinar la cuestión con funcionarios de categoría superior de la organización, incluido, llegado el caso, el jefe ejecutivo. Si pese a ello, no se proporcionase la cooperación o no se ofreciese la información, los Inspectores pueden indicarlo así en el informe, y la Dependencia puede incluir una declaración al respecto en su informe anual.

E. Directrices para realizar inspecciones, evaluaciones e investigaciones[▲inicio]

Inspection

25. El objetivo de una inspección es mejorar la eficacia y la eficiencia operacionales. Por consiguiente, durante las etapas de planificación y elaboración, los Inspectores formulan los objetivos y las cuestiones de manera que se comparen los procesos y actividades de una dependencia orgánica con criterios establecidos para determinar si los recursos se están gestionando de manera eficaz y eficiente. Al concluir la etapa de elaboración, los Inspectores deben ser capaces de:

1. Determinar los criterios existentes, como normas, reglamentaciones o mandatos legislativos, que rigen el funcionamiento de los procesos y actividades que son objeto de inspección, que servirán de base para evaluar la eficacia y eficiencia operacionales;



2. Determinar las medidas ejecutivas o legislativas concretas que se estén considerando y que puedan afectar al proceso o la actividad que es objeto de inspección;



3. Comprender el interés o la preocupación de los Estados Miembros respecto del proceso o la actividad;



4. Aclarar el propósito exacto de la inspección, lo que puede incluir, según proceda, dar respuesta a las preguntas siguientes:
   
   
   1. ¿Está la entidad sujeta a examen adquiriendo, protegiendo y utilizando sus recursos (tales como su personal, sus bienes y sus locales) en forma económica y eficiente?
   
   
   
   2. ¿Cuáles son las causas de las ineficiencias y las prácticas no económicas?
   
   
   
   3. ¿Ha cumplido la entidad con las normas y reglamentaciones en materia de economía?


5. Comprender el proceso, la actividad, el proyecto o el programa que se inspeccionará;



6. Determinar la existencia y el uso de controles internos pertinentes relacionados con los procesos, actividades, proyectos o programas que se examinan. Los Inspectores deben estar vigilantes respecto de situaciones o transacciones que quizás constituyen indicios de violaciones de normas y reglamentaciones y de la mala conducta que podrían tener repercusiones directas sobre los resultados.

Évaluation

26. El objetivo de una evaluación es medir los resultados de una actividad, un proyecto o un programa en comparación con los mandatos legislativos. Los Inspectores formulan los objetivos y las cuestiones de manera que se comparen los resultados con los mandatos establecidos, a fin de determinar la pertinencia, el cumplimiento y las consecuencias. Hay dos categorías principales de evaluación en las que es probable que participe la Dependencia:

1. Evaluación operacional o de los procesos. Incluye evaluar los procesos de una actividad, proyecto o programa en curso a fin de proponer modificaciones o mejorar. Las actividades pueden incluir el análisis de estrategias de gestión y de interacciones entre personas que participan en el programa, evaluación del personal, estudios de actitudes respecto del programa y observación. En algunos casos, se incluirán comparaciones entre los organismos;



2. Evaluación de los efectos o los resultados. Esta categoría de evaluación corresponde a una de las definiciones más comunes de evaluación, es decir, averiguar en qué medida se realiza bien una actividad, un proyecto o un programa completos. Se prevé que los resultados de una evaluación de los efectos - o de un examen de los resultados de un programa - proporcionen información útil con miras a la adopción de decisiones importantes sobre la continuación, la ampliación o la reducción de los programas. El valor de una evaluación de los efectos llevada a cabo por un órgano independiente, como la Dependencia Común de Inspección, radica en el hecho de que mientras más independiente sea el análisis, más dignos de crédito son los resultados de la evaluación de los efectos.

27. À Al concluir la etapa de elaboración, los Inspectores deberán ser capaces de:

1. Determinar los criterios o los mandatos legislativos vigentes que describen los resultados esperados de la actividad, el proyecto o el programa que es objeto de evaluación;



2. Determinar cualesquiera medidas ejecutivas o legislativas concretas cuya adopción se estén examinando y que puedan afectar a la actividad, el proyecto o el programa que se está evaluando;



3. Comprender el interés o la preocupación de los Estados Miembros respecto de la actividad, el proyecto o el programa;



4. Aclarar el propósito exacto de la evaluación, lo que puede incluir, según proceda, dar respuesta a las siguientes preguntas:
   
   
   1. ¿En qué medida se han alcanzado los resultados o beneficios deseados que habían sido establecidos por el órgano legislativo?
   
   
   
   2. ¿Ha surtido efecto la actividad, el proyecto o el programa en relación con el cumplimiento de las metas y los objetivos establecidos por el órgano legislativo?
   
   
   
   3. ¿Ha cumplido la actividad, el proyecto o el programa que se está examinando con las normas y reglamentaciones aplicables importantes?
   
   
   
   4. ¿Está logrando la actividad, el proyecto o el programa sus objetivos de una manera económica y eficiente?


5. Comprender los objetivos y la historia legislativa de la actividad, el proyecto o el programa;



6. Determinar todas las normas y reglamentaciones aplicables para el cumplimiento del mandato. Aunque no constituye concretamente el aspecto primordial de una evaluación, los Inspectores deben concebir su labor de forma tal que proporcione una garantía razonable de detección de violaciones de las normas y reglamentaciones y de los casos de mala conducta que puedan afectar considerablemente los objetivos de la evaluación. Los Inspectores deben estar vigilantes respecto de situaciones o transacciones que quizás constituyan indicios de mala gestión, mala conducta o abuso de autoridad que podrían tener repercusiones directas sobre los resultados;



7. Determinar cualesquiera controles internos pertinentes relacionados con el programa que se examina.

28. Las evaluaciones pueden requerir una metodología más estructurada que una inspección. Por consiguiente, el proyecto de plan estructurado de una evaluación puede incluir los elementos siguientes, según proceda:

1. Si se ha de utilizar un muestreo, una descripción y justificación de los detalles de la metodología de muestreo (por ejemplo, elección de la unidad, método de selección, plazos, etc.);



2. Especificación y descripción de los métodos e instrumentos de medición, así como la estimación de su fiabilidad y validez para la población que será objeto de medición;



3. Justificación de que se han especificado los procedimientos e instrumentos apropiados.

Investigación

29. El objetivo de una investigación es examinar un caso concreto de denuncias de violaciones de las normas y reglamentaciones u otros procedimientos establecidos, mala gestión, mala conducta, despilfarro de recursos o abuso de autoridad.

30. Si una denuncia se refiere a violaciones de las normas o reglamentaciones, mala conducta o abuso de autoridad, la Dependencia determinará si es necesaria la participación de personal con conocimientos apropiados para prestar asesoramiento. En algunas circunstancias, la metodología que se seguirá en la realización de esos exámenes requerirá la obtención de asesoramiento jurídico. Además, la Dependencia puede decidir que el caso se transfiera a las autoridades competentes, a saber, la Oficina de Servicios de Supervisión Interna, los órganos de investigación interna de otras organizaciones participantes o los organismos encargados de hacer cumplir las leyes.

31. La orientación y las normas apropiadas para la recopilación y el análisis de los datos se aplican estrictamente, en particular en lo que respecta a la comprobación de los datos o de la información recopilada de fuentes diferentes. Las pruebas presentadas, obtenidas con arreglo a un plan detallado, sujeto a ajustes sobre la base de los nuevos elementos de juicio que surjan, deben ser suficientes para probar la acusación. En todas las situaciones se aplicarán rigurosamente las garantías procesales y se procederá a evaluar y poner a prueba cuidadosamente los elementos de juicio.

32. Todos los datos recopilados en el caso de una investigación deben ser salvaguardados para garantizar tanto la protección física de los datos y las pruebas contra las modificaciones o la destrucción, como el carácter confidencial de las fuentes.

F. Normas que han de aplicarse a las inspecciones, evaluaciones o investigaciones[▲inicio]

Normas generales

33. Al realizar inspecciones, evaluaciones e investigaciones, la Dependencia ha de observar las siguientes normas generales encaminadas a garantizar la coherencia y la calidad de la información y de las conclusiones que presente en sus informes, notas y cartas confidenciales sobre las actividades de las organizaciones participantes:

1. Independencia. En la realización de sus inspecciones, evaluaciones e investigaciones los Inspectores deben ser independientes y mantenerse libres de las influencias indebidas que pretenda ejercer cualquier país u organización. Conforme al artículo 7 del estatuto, cumplirán sus deberes con plena independencia y exclusivamente en interés de las organizaciones. El contenido de sus informes, notas y cartas confidenciales se basará en un análisis independiente y objetivo;



2. Competencia. Los Inspectores, el Secretario Ejecutivo y el personal conexo deberán tener la competencia y las calificaciones necesarias y pertinentes según sus funciones específicas. En su conjunto, la Dependencia dispondrá de todas las metodologías actualizadas que necesite, para llevar a cabo su labor incluidas técnicas de evaluación, métodos de examen analítico y muestreos estadísticos basados en el sistema;



3. Integridad. Los Inspectores, el Secretario Ejecutivo y el personal conexo deberán demostrar el más alto grado de integridad en el cumplimiento de sus obligaciones;



4. Atención debida. Los Inspectores, el Secretario Ejecutivo y el personal conexo deberán prestar especial atención al empleo de métodos objetivos e independientes para la reunión y evaluación de pruebas y la formulación de conclusiones y recomendaciones. El secreto profesional los obliga a mantener la más absoluta discreción respecto de toda la información confidencial que reciban;



5. Calidad. La Dependencia planifica, formula y lleva a cabo su labor de modo que quede garantizada la calidad de sus resultados; esa calidad comprende los conceptos de precisión, objetividad, justicia, integridad, importancia, valor añadido, oportunidad y claridad.

Otras normas generales

34. La Dependencia utilizará los servicios de funcionarios debidamente calificados para llevar a cabo sus inspecciones, evaluaciones e investigaciones.

35. La Dependencia, conforme a su política general, ha de brindar oportunidades de capacitación para mejorar y mantener actualizadas las aptitudes y la competencia de los Inspectores, del Secretario Ejecutivo y del personal, a fin de que lleven a cabo sus funciones con eficacia.

Normas para la reunión y el análisis de datos

36. Cada inspección, evaluación e investigación se formulará específicamente en función de los objetivos establecidos, y en ella se tratará de abordar las cuestiones pertinentes en busca de posibles limitaciones, errores y deficiencias administrativas, con vistas a proponer medidas correctivas.

37. En cada inspección, evaluación e investigación se utilizarán diversas fuentes. Aunque varíen, según el caso, la forma en que se combinen esas fuentes, la importancia de cada una y los enfoques analíticos que se apliquen, cada fuente ha de utilizarse para corroborar y verificar la información obtenida por las demás. Concretamente, las fuentes de datos pueden incluir:

• Indagaciones in situ
• Exámenes de expedientes concretos
• Obtención de datos mediante computadoras
• Examen documental de material escrito, grabaciones sonoras, películas y videocintas
• Cuestionarios y encuestas por correo
• Observaciones personales
• Entrevistas

38. Se obtendrán pruebas competentes, pertinentes y razonables para informar y apoyar el dictamen y las conclusiones de los Inspectores respecto de la organización, el proceso, la actividad, el proyecto o el programa objeto de la inspección, evaluación o investigación. A lo largo de la etapa de reunión y análisis de datos, los Inspectores aplicarán las siguientes normas para garantizar la coherencia y la calidad de su labor:

Fiabilidad - ¿Cuál es el grado de fiabilidad y de coherencia de los datos que se están reuniendo?

Validez - ¿En qué medida se estima que los datos constituyen efectivamente la medida de lo que se pretende medir?

Pertinencia - ¿Se utilizarán efectivamente los datos para responder a las preguntas de las autoridades?

Importancia - ¿Podrán las autoridades deducir algo nuevo e importante aparte de lo que revele la observación directa de los datos?

Eficiencia - ¿Es la forma en que se están reuniendo los datos la forma más económica de utilizar los recursos? ¿Contribuye singularmente esa forma de reunir los datos a mejorar aspectos concretos de las actividades en cuestión?

Oportunidad - ¿Dispondrán las autoridades de la información analítica, las conclusiones y las recomendaciones que necesiten en el momento oportuno?

39. Todos los datos reunidos, incluidas las entrevistas y las observaciones, deberán documentarse para facilitar la utilización común de la información por los Inspectores, el Secretario Ejecutivo y el personal y su empleo en las etapas analítica y de redacción, así como para servir de apoyo a las exposiciones ante los órganos legislativos.

G. Preparación de informes[▲inicio]

Generalidades

40. Al concluir cada inspección, evaluación o investigación, los Inspectores han de preparar un informe por escrito, una nota o una carta confidencial en que los objetivos, las conclusiones y las recomendaciones queden establecidos en un formato uniforme y comprensible. Los informes, las notas y las cartas confidenciales deben ser accesibles, precisos e inequívocos y sólo han de incluir información corroborada por pruebas competentes, válidas y pertinentes. El documento, en cuya preparación han de tenerse en cuenta las nuevas tecnologías de publicación, deberá ser independiente, objetivo, justo, constructivo, breve y concreto. Las recomendaciones han de ser prácticas y orientadas a la acción.

41. Los informes, incluidos sus anexos, deberán tener un número de páginas inferior al establecido como límite. Si la naturaleza del informe no lo permite, la Dependencia debería contemplar la posibilidad de preparar una versión oficial más breve (a los efectos de la traducción y de la presentación a los órganos legislativos) e incluir información de antecedentes y detalles en una nota aparte a modo de referencia.

Examen interno de los informes

42. En ejercicio de la función de coordinador que le confiere el estatuto, el Presidente deberá encargarse de coordinar las actividades para que se adopte un enfoque colectivo en el examen interno de los informes.

43. El primer borrador, con las enmiendas necesarias, se distribuirá fuera de la Dependencia para que las organizaciones y otras entidades interesadas formulen observaciones; con el propósito fundamental de recibir correcciones y aclaraciones de los hechos y establecer la precisión de los datos incluidos. Las observaciones externas recibidas se incorporarán, según proceda, en el proyecto de informe. Por lo general, la Dependencia incorpora las correcciones y aclaraciones de los hechos hechas respecto del borrador, pero se reserva el derecho de incluir o no, según le parezca, las observaciones sustantivas.

44. En una reunión oficial de los Inspectores, la versión final de cada informe se examina y se verifica a la luz de los conocimientos colectivos de la Dependencia.

Opiniones divergentes

45. Si un Inspector no está de acuerdo con el autor de un informe respecto de sus recomendaciones, puede pedir al Presidente que establezca un "comité de buenos oficios" integrado por tres Inspectores, ninguno de los cuales debe ser el autor ni el Inspector en desacuerdo. El comité tratará de conciliar los puntos de vista divergentes y comunicará a la Dependencia los resultados de su labor.

46. Si el "comité de buenos oficios" informa a la Dependencia de que no han podido conciliarse los puntos de vista divergentes sobre las recomendaciones y la propia Dependencia tampoco puede conciliar esas diferencias, podrá expresarse una opinión divergente. Los Inspectores que deseen expresar opiniones divergentes que no hayan podido conciliarse formularán una breve declaración cuyo escrita que se adjuntará al informe.

H. Procesamiento y publicación de informes[▲inicio]

47. La Dependencia no distribuirá informes a los medios de comunicación antes de su publicación como documentos públicos oficiales.

48. El Secretario Ejecutivo se cerciorará de que se observen los procedimientos detallados para la elaboración y tramitación de los informes que se indican en los incisos a) a e) del párrafo 4 del artículo 11 del estatuto y señalará a la atención del Presidente y de las organizaciones interesadas cualquier incumplimiento de esos procedimientos.

I. Seguimiento de presentación de los informes[▲inicio]

49. La Dependencia incluirá en su informe anual un resumen de la aplicación de sus principales recomendaciones.

50. En el artículo 12 del estatuto se estipula que los jefes ejecutivos de las organizaciones velarán por que las recomendaciones de la Dependencia que aprueben sus órganos competentes respectivos se apliquen de la manera más rápida posible. Además, en el procedimiento de seguimiento, adquiere una importancia preponderante el papel de los Inspectores que prepararon los informes, con la asistencia del personal de investigaciones. Se ha establecido un sistema para facilitar ese proceso.

51. Cuando los Inspectores que prepararon los informes ya no formen parte de la Dependencia, se traspasará a la propia Dependencia la responsabilidad de su seguimiento.

J. Informe anual[▲inicio]

52. El informe anual de la Dependencia incluirá una breve descripción de las actividades realizadas por la Dependencia durante el período, los problemas que deberían señalarse a la atención de los órganos legislativos y una sección relativa a la situación de la aplicación de sus recomendaciones.