Corps Commun d'Inspection

1. Le Corps commun planifie, conçoit et conduit les inspections, les évaluations et les enquêtes et établit les rapports correspondants selon des normes et des directives.

2. Celles-ci ont été élaborées conformément au statut du CCI et approuvées par les inspecteurs, et s'appliquent à la sélection, à la planification et à la conduite des inspections, des évaluations et des enquêtes et à l'établissement des rapports correspondants. Le Corps commun peut les modifier à la lumière des résultats obtenus et suivant les procédures officielles*.
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* Les procédures et politiques du Corps commun sont présentées plus en détail dans le manuel interne.
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3.  Aux termes des articles 5 et 6 de son statut, le Corps commun d'inspection effectue des inspections, des évaluations et des enquêtes pour apporter un point de vue indépendant sur l'efficacité des services et des programmes des organisations participantes, et sur la bonne gestion de leurs fonds. Il est le seul organe indépendant à contrôler l'ensemble du système des Nations Unies et le seul habilité à procéder à des inspections, des évaluations et des enquêtes touchant tous les organismes des Nations Unies. Dans la pratique, toutefois, il conduit principalement des évaluations et des inspections et mène relativement peu d'enquêtes. Conformément à son statut, il s'assure que les activités entreprises par les organisations sont exécutées de la façon la plus économique et qu'il est fait le meilleur usage possible des ressources disponibles pour mener à bien ces activités.

4.  Depuis sa création en 1968, le Corps commun a vu ses activités évoluer tant avec les questions intéressant les États Membres qu'avec les méthodes d'inspection, d'évaluation et d'enquête. Dans les années 70, il a mis l'accent sur les rapports touchant les évaluations et les méthodes d'évaluation, contribuant de fait à promouvoir la mise en place de services chargés de l'évaluation interne dans l'ensemble du système.

5.  Les États Membres s'intéressant de plus en plus à la question, le Corps commun se concentre depuis les années 80 sur l'efficience des services fournis et l'utilisation judicieuse des fonds; il accorde donc davantage d'importance aux questions touchant la gestion, le budget et l'administration de certaines activités intéressant les États Membres. Il choisit les thèmes de son programme de travail en tenant compte des mandats confiés aux organisations participantes par leurs organes délibérants.

6.  En application de l'article 11 de son statut, le Corps commun établit des rapports, des notes et des lettres confidentielles sur les activités des organisations participantes. Les inspecteurs rédigent sous leur propre signature des rapports, des notes et des lettres confidentielles qui n'engagent qu'eux-mêmes et dans lesquels ils exposent leurs conclusions et proposent des solutions aux problèmes dont ils ont constaté l'existence. Les informations et les données contenues dans les rapports, les notes et les lettres confidentielles, ainsi que les conclusions et les recommandations des inspecteurs, sont soumises au jugement collectif du Corps commun.

7.  Des rapports sont publiés lorsque des recommandations sont faites aux organes délibérants des organisations participantes concernées et doivent être examinées et adoptées par eux.

8.  Les notes sont publiées et adressées aux chefs de secrétariat des organisations participantes lorsque les chefs de secrétariat intéressés peuvent prendre des décisions quant aux recommandations sans l'autorisation de l'organe délibérant.

9.  Les lettres confidentielles sont adressées aux chefs de secrétariat lorsque le Corps commun souhaite attirer leur attention sur des conclusions qui ne nécessitent pas l'établissement d'un rapport ou d'une note ou ne peuvent figurer dans les rapports, et sur des décisions concernant soit des recommandations, soit des mesures correctives, soit les deux, que seuls les chefs de secrétariat sont habilités à prendre.

10. Aux termes de son statut, le Corps commun d'inspection est habilité à entreprendre des inspections, des évaluations et des enquêtes qui seront menées au cas par cas selon les normes et procédures requises. Les grandes lignes du programme de travail incluront notamment les définitions suivantes:

11. Le Corps commun est secondé par un secrétaire exécutif et par le personnel qui peut être approuvé conformément à l'article 20 du statut.

12. L'article 9 du statut stipule que le Corps commun établit lui-même son programme de travail annuel. Ce faisant, il prend en considération, outre ses propres observations, ses connaissances et son appréciation du rang de priorité à attribuer aux domaines susceptibles de faire l'objet d'une inspection, d'une évaluation ou d'une enquête, toutes demandes émanant des organes délibérants compétents des organisations participantes et toutes suggestions faites par les chefs de secrétariat des organisations et par les organes chargés, dans le système des Nations Unies, des fonctions de contrôle budgétaire, d'enquête, de coordination et d'évaluation.

13. Le Corps commun établit son programme de travail en se fondant sur une analyse complète des requêtes, propositions et suggestions, qui détermine, entre autres, la nature de l'opération (inspection, évaluation ou enquête), ses objectifs et sa portée, et les ressources dont dispose le Corps commun pour la mener à bien.

14. Les inspecteurs peuvent décider de remanier le programme de travail en cours d'année afin de répondre à de nouvelles requêtes émanant des organes délibérants ou de s'adapter à l'évolution des priorités. Ces remaniements en cours d'année se font suivant la procédure habituelle.

15. Le Corps commun s'efforce d'établir un programme de travail cohérent tenant compte aussi bien des questions qui concernent l'ensemble du système que celles qui intéressent des organisations en particulier. Le nombre total des questions retenues pour le programme de l'année en cours ne devrait pas excéder celui des questions pouvant être résolues ou que l'on pourra commencer à examiner au cours de l'année.

16. Pour préparer le programme de travail du Corps commun, le Président s'enquiert par écrit des demandes et suggestions des chefs de secrétariat des organisations participantes et des organes spécialisés visés à l'article 9 du statut. Le Président demande aussi aux inspecteurs et au personnel de recherche de lui faire part de leurs propositions et suggestions. Les inspecteurs tiennent une session de fond aux fins d'analyser tous les aspects des requêtes, propositions et suggestions, en tenant compte des travaux des organes délibérants des organisations participantes et de leurs propres connaissances techniques et théoriques, en vue d'adopter une liste provisoire de thèmes à inclure dans le programme de travail. Cette session de fond leur permet d'examiner minutieusement chaque question et d'établir ainsi un programme de travail bien conçu et cohérent.

17. Le Secrétaire exécutif informe par écrit les organisations participantes et les organes spécialisés de sa décision d'inclure ou non leurs suggestions au programme de travail, et leur transmet la version intégrale dudit programme.

Directives concernant la planification et l'élaboration des inspections, évaluations et enquêtes[▲haut]

18. Les inspecteurs sont entièrement responsables de la planification, de l'élaboration, de la programmation, de l'établissement et du contenu définitif de leurs notes, lettres confidentielles et rapports.

19. Lors de la phase de planification des inspections, évaluations et enquêtes, les inspecteurs en précisent et définissent au mieux la finalité et les objectifs; en spécifient la portée; cernent les questions d'ordre méthodologique et se familiarisent avec les modalités, activités, projets, ou programmes à l'étude, y compris les directives données par les organes délibérants.

20. Après avoir inscrit une question à leur programme de travail, le ou les inspecteurs responsables, aidés du Secrétaire exécutif et des assistants de recherche affectés à cette tâche, établissent dès que possible le plan conceptuel structuré et complet de l'évaluation ou de l'enquête ainsi qu'un plan détaillé de programmation des activités, et déterminent les moyens les plus efficaces pour la collecte des informations utiles. Ils analysent les informations immédiatement disponibles et prennent, si nécessaire, des contacts pour planifier leur travail.

21. Le plan conceptuel précise la méthode à suivre et expose notamment dans le détail la finalité et les objectifs de l'opération, qui devraient être clairs, précis, impartiaux et mesurables, les questions et problèmes qui doivent être abordés, et les conclusions et recommandations éventuelles. Il indique et définit en particulier la nature et la quantité des informations et des renseignements indispensables, les méthodes de collecte et techniques d'analyse des données, le montant estimatif des frais de déplacement, les attributions des inspecteurs et du personnel concerné et la répartition des tâches.

22. Les inspecteurs tiennent compte de la contrainte que supposent pour les organisations le choix des méthodes de collecte et d'exploitation des données pendant la phase de conception. Le questionnaire, si l'on juge qu'il est le moyen le plus efficace de recueillir des données, devra être aussi concis et précis que possible. Les normes relatives à l'élaboration des questionnaires sont exposées dans le manuel des procédures internes du Corps commun.

23. Afin de limiter la charge de travail supplémentaire imposée aux secrétariats, l'on devrait s'abstenir de leur demander de fournir des informations qui sont d'un accès immédiat, telles que celles figurant dans les budgets-programmes, règlements financiers et règles de gestion financière, statuts et règlements du personnel, rapports financiers et comptes, rapports des organes directeurs, documents établis à l'intention des organes directeurs et autres guides et manuels. Les renseignements ainsi recueillis peuvent être vérifiés auprès des organisations concernées si les inspecteurs le jugent nécessaire. En outre, le Corps commun s'efforce d'être plus sélectif dans ses demandes d'informations et de mieux exploiter les moyens informatiques.

24. Conformément à l'article 6 du statut, les inspecteurs bénéficieront, à tous les échelons, d'une entière coopération de la part des organisations, y compris l'accès à tout renseignement ou document particulier en rapport avec leurs travaux. Dans le cas contraire, les inspecteurs peuvent porter l'affaire devant un haut fonctionnaire de l'organisation, voire, si nécessaire, devant le chef de secrétariat. Si cette mesure reste sans effet, les inspecteurs peuvent en rendre compte dans leur rapport et le Corps commun peut inclure une note à ce sujet dans son rapport annuel.

E. Directives portant sur les procédures d'inspection, d'évaluation et d'enquête[▲haut]

Inspection

25. L'objectif d'une inspection est d'améliorer l'efficacité et la rentabilité des opérations. En conséquence, lors des phases de planification et de conception, les inspecteurs formulent les buts et définissent les questions à soulever de sorte à mettre en regard les méthodes et activités des services visés et les critères établis, et à déterminer si les ressources sont gérées efficacement et rationnellement. À la fin de la phase conceptuelle, les inspecteurs devraient être en mesure de:

Évaluation

26. L'objectif d'une évaluation est de mesurer les résultats d'une activité, d'un projet ou programme au regard des directives données par les organes délibérants. Les inspecteurs formulent les objectifs et questions à soulever de façon à comparer les résultats obtenus aux directives établies et à en établir la pertinence, la conformité et l'impact. Les deux grandes catégories d'évaluation auxquelles le Corps commun procède normalement sont les suivantes:

27. À la fin de la phase conceptuelle, les inspecteurs doivent être en mesure de:

28. Il faut parfois retenir, aux fins des évaluations, des méthodes plus structurée que pour les inspections. En conséquence, le plan conceptuel d'une évaluation comportera, le cas échéant:

Enquête

29. L'objectif d'une enquête est de déterminer si, dans des cas précis, il y a eu infraction aux règles, réglementations et autres procédures établies, irrégularité de gestion, faute, dilapidation des ressources, ou abus de pouvoir.

30. En cas d'infraction aux règles ou réglementations, de faute ou abus de pouvoir présumés, le Corps commun décide s'il lui faut faire appel à du personnel doté des qualifications nécessaires pour le conseiller. Dans certains cas, la méthode à retenir exige l'assistance d'un conseiller juridique. Le Corps commun peut aussi décider de renvoyer l'affaire devant les autorités compétentes, c'est-à-dire le Bureau des services de contrôle interne de l'ONU, les organes de contrôle interne des autres organisations concernées et/ou les services nationaux de répression.

31. Les directives et normes relatives à la collecte et à l'analyse des données sont strictement appliquées, notamment en ce qui concerne la corroboration des renseignements recueillis auprès de sources différentes. Le dossier doit être suffisamment solide pour établir la réalité des faits, et il doit être constitué suivant une procédure détaillée, laquelle peut être modifiée lorsque de nouvelles preuves sont apportées. Dans tous les cas, il est essentiel de respecter la procédure régulière et d'évaluer et de vérifier soigneusement tout élément de preuve.

32. Tous les renseignements recueillis dans le cadre d'une enquête doivent être protégés tant du point de vue matériel (c'est-à-dire de sorte à en empêcher toute altération et destruction) que pour ce qui est de la confidentialité des sources.

F. Principes applicables aux inspections, aux évaluations et aux enquêtes[▲haut]

Principes généraux

33. Lors des inspections, des évaluations et des enquêtes, le Corps commun se conforme à certains principes généraux qui garantissent la cohérence et la qualité des informations et des conclusions présentées dans ses rapports, notes et lettres confidentielles sur les activités des organisations participantes.

Autres principes généraux

34. Le Corps commun emploie un personnel dûment qualifié pour la conduite d'inspections, d'évaluations et d'enquêtes.

35. Le Corps commun a pour politique d'offrir des possibilités de formation aux inspecteurs, au Secrétaire exécutif et au personnel afin qu'ils améliorent et mettent à jour leurs qualifications et compétences et soient ainsi plus efficaces.

Principes relatifs à la collecte et l'analyse des données

36. Chaque inspection, évaluation ou enquête est précisément adaptée aux objectifs fixés et conçue de sorte à recenser les lacunes, faiblesses et défaillances administratives éventuelles et à proposer des mesures correctives.

37. Pour chaque inspection, évaluation ou enquête, il est fait appel à plusieurs sources de données. La combinaison de ces sources, l'importance donnée à chacune d'elles et les méthodes d'analyse peuvent varier d'un cas à l'autre, mais chaque source est utilisée pour corroborer et vérifier les autres. Les sources retenues peuvent notamment être les suivantes:

38. Le jugement et les conclusions des inspecteurs concernant l'organisation, les méthodes, l'activité, le projet ou le programme faisant l'objet d'une inspection, d'une évaluation ou d'une enquête se fondent sur des informations fiables, pertinentes et exactes. Tout au long de la phase de collecte et d'analyse des données, les inspecteurs appliquent les principes suivants pour garantir la cohérence et la qualité des informations:

Validité : Peut-on être sûr que les données et informations mesurent effectivement ce qu'elles sont censées mesurer?

Pertinence : Les données et informations permettront-elles de répondre aux questions que se posent les décideurs?

Intérêt : Les données et informations vont-elles au-delà de ce qui transparaît d'une observation directe et apprennent-elles aux décideurs quelque chose de nouveau et d'important?

Efficacité : Les données et informations sont-elles collectées de manière à faire l'utilisation la plus économique possible des ressources disponibles et contribuent-elles de manière singulière à améliorer concrètement les opérations concernées?

Rapidité : Les informations analytiques, les conclusions et les recommandations seront-elles prêtes à temps pour répondre aux besoins des décideurs?

39. Toutes les données collectées, y compris par le biais d'entretiens et d'observations, doivent être étayées par des documents afin de faciliter l'échange d'informations entre les inspecteurs, le Secrétaire exécutif et le personnel. De plus, ces documents seront utilisés lors des phases d'analyse et de rédaction et serviront de documents d'appui lors de la présentation des conclusions aux organes délibérants.

Généralités

40. Après chaque inspection, évaluation ou enquête, les inspecteurs rédigent un rapport, une note ou une lettre confidentielle qui en présente de manière uniforme et claire les objectifs, les conclusions et les recommandations. Les rapports, notes et lettres confidentielles doivent être faciles à comprendre, n'être ni vagues ni ambigus, comprendre uniquement des informations se fondant sur des preuves fiables, valides et pertinentes, utiliser les dernières techniques de publication et être indépendants, objectifs, justes, constructifs, courts et concrets. Les recommandations doivent être pratiques et orientées vers l'action.

41. Les rapports, annexes comprises, ne doivent pas dépasser le nombre de pages fixé. Si un rapport, par sa nature même, ne peut être limité au nombre de pages réglementaire, le Corps commun doit envisager d'en publier une version officielle plus courte (qui sera traduite et présentée aux organes délibérants) et de faire figurer les informations complémentaires dans une note à part.

Examen interne des rapports

42. En sa qualité de coordonnateur, le Président doit s'assurer que les rapports font l'objet d'un examen interne collectif.

43. La première version du rapport, éventuellement modifiée, est diffusée auprès des organisations et autres entités concernées afin que celles-ci puissent proposer des corrections et des éclaircissements et confirmer l'exactitude des informations. Leurs observations sont intégrées dans le projet de rapport. Le Corps commun rend généralement compte de tous les éclaircissements et corrections factuels mais se réserve le droit de ne pas prendre en compte certaines observations quant au fond.

44. La version finale de chaque rapport est discutée au cours d'une réunion officielle d'inspecteurs.

Divergences de vues

45. Lorsqu'un inspecteur est en désaccord avec les recommandations formulées dans un rapport, il peut demander au Président de créer un "comité de bons offices" composé de trois inspecteurs et ne comprenant ni l'auteur du rapport ni l'inspecteur qui a exprimé son désaccord. Ce comité tente de trouver un compromis et fait rapport au Corps commun.

46. Lorsque le "comité de bons offices" signale au Corps commun qu'aucun compromis n'a pu être trouvé concernant les recommandations visées, et que le Corps commun lui-même ne parvient pas à un accord, les inspecteurs qui le souhaitent peuvent exprimer leurs divergences de vues dans un bref exposé écrit qui sera joint au rapport.

47. Le Corps commun ne doit pas communiquer les rapports aux médias avant qu'ils ne soient publiés comme documents officiels à distribution générale.

48. Le Secrétaire exécutif vérifie que la procédure d'acheminement et de traitement des rapports précisée aux alinéas a) à e) du paragraphe 4 de l'article 11 du statut est bien suivie; il signale tout écart éventuel au Président et aux organisations concernées.

49. Le Corps commun fait figurer, dans son rapport annuel, un résumé de l'application de ses principales recommandations.

50. L'article 12 du statut stipule que les chefs de secrétariat des organisations veillent à ce que les recommandations du Corps commun qui ont été approuvées par leurs organes compétents respectifs soient appliquées aussi diligemment que possible. Par ailleurs, les inspecteurs qui ont rédigé les rapports, assistés par le personnel de recherche, jouent un rôle essentiel dans le suivi des rapports. Un mécanisme a été mis en place pour faciliter ce processus.

51. Lorsque l'inspecteur qui a rédigé un rapport donné quitte le Corps commun, c'est celui-ci qui assure le suivi.

52. Le rapport annuel du Corps commun comprend une brève description des activités du Corps commun au cours de la période considérée, un exposé des problèmes qui doivent être portés à l'attention des organes délibérants ainsi qu'un chapitre sur l'application de ses recommandations.